Пошаговый алгоритм присвоения глобального номера GLN

Официальный сайт Ассоциации ГС1 Бел.

Глобальный номер расположения GLN (Global Location Number) не даёт право на получение штриховых кодов GTIN (Global trade item number).

GLN предназначен исключительно для использования при электронном обмене данными.

Ежедневно во всём мире создается и обрабатывается внушительный объем бумажной документации. Она включает заказы на приобретение, счет-фактуры на оплату, каталоги продукции, отчеты о продажах и т.д. Обычно такая информация предшествует, сопровождает и следует за движением товаров при заключении коммерческих сделок. В современной деловой практике обмен информацией между партнерами совершается путем электронного обмена данными (EDI – electronic data interchange), представленными в стандартизованном виде.

Система GS1 предусматривает использование универсального способа идентификации сторон и их расположений (локализаций).

GLN (Global Location Number) – единый международный идентификационный номер, предназначенный для точного и краткого обозначения как предприятий в целом, так и их филиалов и подразделений; отделов, не имеющих статуса самостоятельного субъекта хозяйствования, (например, бухгалтерия, расчетный отдел, отдел снабжения, отдел сбыта и т.д.). Кроме этого GLN предназначен для идентификации физических объектов (отдельное помещение в здании, склад, пункт поставки, пункт передачи).

В первую очередь GLN используются в EDI для обозначения отправителя и получателя электронных сообщений EANCOM, а также других сторон, участвующих в коммерческой транзакции: покупателя, продавца, перевозчика и т.д. Может также применяться в автоматической идентификации для обозначения физических объектов и адресатов, нанесения информации на транспортных единицах.

Эти номера однозначно идентифицируют набор информации, известной только партнёрам по торговой сделке, заключаемой с использованием сетей передачи данных. Каждый объект определяется уникальным идентификационным номером. Система GS1 гарантирует неповторяемость этих номеров в масштабе международной сети товарообмена.

По значению GLN, введенному в память компьютера, в базах данных (GLN как ключ к поиску информации в базах данных!) происходит поиск всей информации, соответствующей именно этому GLN.

В базах данных может храниться такая информация, как:

• юридический и почтовый адрес,
• тип объекта (производственный центр, склад, торговый офис, главное управление корпорацией);
• регион;
• номера телефона, факса;
• фамилии директора и управляющих;
• финансовые реквизиты;
• характеристики складских помещений.

При использовании GLN необходимая информация передается по сети один раз, запоминается в виде компьютерного файла и впоследствии может быть прочитана по её адресу — уникальному стандартному GLN. Даже в системах, основанных на бумажной технологии, использование GLN экономически обоснованно, т.к. уменьшается количество ошибок и экономится время.

Использование GLN системы GS1 обеспечивает предприятию возможность использования единого, общепризнанного метода идентификации объектов как внутри, так и вне компаний. Это служит предпосылкой к электронной торговле, для которой очень важным является то, что все торгующие предприятия используют один и тот же стандарт кодирования расположений.

GLN GS1 является:

понятным — его простая структура позволяет обрабатывать и передавать данные;
многоотраслевым (универсальным в применении) — свойство незначимости номеров системы GS1 позволяет идентифицировать любую информацию о расположении и, следовательно, можно не учитывать область деятельности;
международным — коды GLN GS1 не повторяются в мировом масштабе. Кроме того, международная сеть национальных нумерующих организаций GS1, охватывающая 110 стран мира, обеспечивает поддержку системы на национальных языках.

Конечно, любое предприятие может спроектировать свою собственную внутреннюю систему и структуру идентификации как объектов, так и всего набора циркулирующих документов, охватывающую его оперативные потребности в идентификации. Хотя такое решение выглядит более легким и быстрым с точки зрения достижения цели, однако в тех случаях, когда происходит обмен между компьютерами различных предприятий, могут возникнуть определенные проблемы, такие как:

дублирование — два или более партнеров НЕ могут использовать одни и те же коды для идентификации своих внутренних координат объектов идентификации;
путаница — внутренние коды могут иметь различную структуру и форматы, что делает их обработку более сложной, а внесение изменений дорогим;
неоднозначность – коды расположения трудно изменить, если структура кодирования будет развиваться с включением новых значений.

Структура и представление GLN

GLN формируется в соответствии с правилами, гарантирующими, что каждый номер является уникальным в международном масштабе, для этого установлены требования к его формату и структуре:

• является цифровым;
• имеет фиксированную длину в 13 цифр, которые должны обрабатываться как одно целое;
• начинается с префикса нумерующей организации, присваиваемой международной организации нумерации GS1;
• структура цифровых разрядов, следующих за префиксом, определяется в порядке, самостоятельно определяемом каждой национальной нумерующей организацией. При этом обязательно должны выполняться требования уникальности и неповторяемости присвоенных номеров GLN;
• заканчивается контрольной цифрой, которая вычисляется исходя из значений предыдущих 12 разрядов.

Хотя GLN формируются по тем же правилам, что и 13-разрядные товарные номера торговых единиц, но он не может быть представлен с помощью символики GS1 в виде штрихового кода GTIN -13. Его можно нанести только в виде штрихового кода GS1-128 с использованием идентификатора применения в транспортной этикетке или сообщениях EANCOM.

Физически может располагаться:

• на торговой единице для идентификации участников операции покупатель — поставщик;
• на транспортной единице для идентификации грузоотправителя и грузополучателя;
• на документах для идентификации физического расположения места поставки и места отправления.

• Идентификационный номер GLN необходим для включения в электронный документооборот, в том числе для обеспечения работы с электронными товарными и товарно-транспортными накладными. Механизм формирования и обмена электронными накладными обеспечивается EDI-провайдерами (Реестр аттестованных EDI провайдеров приведен ниже)
• Идентификационный номер GLN является ключом доступа для регистрации в Межведомственной распределенной информационной системе «Банк электронных паспортов товаров» (ePASS) товаров, префиксы идентификационных номеров GTIN которых отличаются от 481.
• Идентификационный номер GLN используется для решения других задач идентификации субъектов хозяйствования в сетях передачи данных

Под электронными накладными понимаются:

— товарно-транспортные и товарные накладные в виде электронных документов (электронная ТТН и электронная ТН соответственно);
— электронные сообщения, создаваемые грузоотправителем при отгрузке товаров, подлежащих прослеживаемости, в адрес организации, местом нахождения которой не является Республика Беларусь, и(или) иностранного гражданина и (или) лица без гражданства, осуществляющих предпринимательскую и иную хозяйственную (экономическую) деятельность.

Одним из современных механизмов ускорения процессов в торговле является электронная коммерция, в основе которой лежат технологии автоматической идентификации субъектов и объектов торговли, электронного обмена данными и автоматизации соответствующих бизнес-процессов. При этом, электронная коммерция обеспечивает охват всей логики взаимодействия участников хозяйственных операций в виде стандартизованных электронных сообщений и документов, сопровождающих бизнес-процессы: от заказа товара (услуги) до его отгрузки, доставки, учета и оплаты.

EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) – это серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на определенных регламентах и форматах передаваемых сообщений. Основная задача EDI – стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий. EDI в течение многих лет была и остается одной из наиболее распространенных форм осуществления электронной коммерции. (википедия)

Термин «Электронный обмен данными» с аббревиатурами ЭОД или EDI впервые нормативно закрепился в белорусском законодательстве в связи с введением механизма товарно-транспортных и товарных накладных в виде электронных документов (далее – ЭТТН и ЭТН).

Примечание. Термин «ЭОД» или «EDI» как процесс обмена коммерческими данными и/или коммерческими документами не следует смешивать с понятием делового (ведомственного или т. н. офисного) электронного документооборота.

В секторе В2В неверно воспринимать понятие «документооборот» как просто обмен документами и их регистрацию в качестве объектов учета в системе делопроизводства предприятия(например, ведомственный документооборот). В случае коммерческого документооборота объектом становится не сам документ, а его данные, которые автоматически изымаются из разных сопровождающих поставку товара (услуг) документов или систем и которые автоматически обрабатываются без ошибок, неизбежных при ручном вводе и обработке.

Стандартизованное определение ЭОД или EDI, как «электронного обмена данными, при котором осуществляются передача и получение структурированной информации согласно международным и национальным стандартам с использованием компьютерных технологий» приведено в государственном стандарте СТБ 2353-2014 «Электронный обмен данными. Требования к операторам электронного документооборота», разработанном и введенном в действие в соответствии с поручениями правительства Республики Беларусь в части реализации порядка создания, передачи и получения ЭТТН и ЭТН.

Общие требования к EDI-провайдерам

В соответствии с п. 1.5. постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 940 «О функционировании механизма электронных накладных» ЭТТН, ЭТН считаются созданными, если они подписаны электронной цифровой подписью (ЭЦП) в установленном порядке, переданы и получены через оператора (операторов) электронного документооборота (EDI-провайдера).

Передача и получение ЭТТН и ЭТН осуществляются EDI-провайдерами, резидентами Республики Беларусь, получившими в установленном законодательством порядке аттестат оператора электронного документооборота (аттестат EDI-провайдера). Этот порядок определен как административная процедура – подпункт 4.1.1 «Получение аттестата оператора электронного документооборота (EDI-провайдера), обеспечивающего передачу и получение электронных накладных, а также в виде электронных документов транспортных (товаросопроводительных) и (или) иных документов, подтверждающих перемещение товаров при осуществлении взаимной торговли между государствами — членами Евразийского экономического союза» Единого перечня административных процедур, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.09.2021 № 548 «Об административный процедурах, осуществляемых в отношении субъектов хозяйствования».

Научно-инженерное республиканское унитарное предприятие «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси (Государственное предприятие «Центр систем идентификации») назначено уполномоченным органом (согласно Закону Республики Беларусь от 28 октября 2008 г. № 433-З «Об основах административных процедур») в части выдачи аттестата EDI-провайдера.

Информация об EDI-провайдерах, получивших в установленном законодательством порядке аттестат оператора электронного документооборота в части ЭТТН и ЭТН, размещается в сети Интернет во вкладке ниже и в Реестре EDI-провайдеров разделе сайта Государственного предприятия «Центр систем идентификации».

EDI-провайдеры обязаны обеспечивать:

• соблюдение законодательства в сфере обращения электронных документов и ЭЦП;
• возможность круглосуточного и бесперебойного получения, передачи ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документов по телекоммуникационным каналам связи;
• наличие программно-аппаратных средств, расположенных на территории Республики Беларусь, с использованием которых осуществляется электронный документооборот в утвержденных форматах и порядке, установленных законодательством;
• функционирование электронного документооборота с использованием информационной системы, формирующей базу данных об участниках электронного документооборота (грузоотправитель, грузополучатель, автомобильный перевозчик), об ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документах;
• защита и хранение информации об ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документах, формируемой информационной системой электронного документооборота, в том числе наличие системы резервного копирования, обеспечивающей сохранность данной информации;
• круглосуточное предоставление налоговым и таможенным органам на безвозмездной основе информации об ЭТТН и ЭТН, а также транспортных и иных документах посредством удаленного доступа к информационной системе электронного документооборота;
• наличие аттестата оператора электронного документооборота (далее – аттестат), полученного в порядке, установленном законодательством об административных процедурах;
• подключение в качестве участника электронного документооборота к системе электронного документооборота на основании гражданско-правового договора с другим (другими) EDI-провайдером(ами) для создания, передачи и получения ЭТТН и ЭТН и (или) транспортных и иных документов, если EDI-провайдер выступает в качестве грузоотправителя, или грузополучателя, или автомобильного перевозчика. Указанное требование не распространяется на республиканские юридические лица, подчиненные государственным органам (входящие в их систему) либо входящие в состав государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь;
• работоспособность информационной системы электронного документооборота EDI-провайдера в части взаимодействия с Министерством по налогам и сборам по представлению сведений, подлежащих контролю и (или) включению в ПК СПТ.

Реестр аттестованных в Республике Беларусь EDI-провайдеров, можно посмотреть на странице.

Список общественных GLN, можно скачать по ссылке.